Se que estás decidido a hacerte con el control de tus bandejas de correo, y que has empezado a aplicar las 10 reglas de oro para dominar el correo electrónico pero el primer paso siempre es el más difícil y cuando entras en tu sistema de correo y contemplas la montaña de correos pendientes lo más normal es dejarlo para una mejor ocasión ¿me equivoco?

Déjame ayudarte y guiarte sobre cómo limpiar tu bandeja de entrada y convertirte en un ninja del Inbox Zero. Este es el mejor momento para ponerse, no lo dudes y lo vas a conseguir, así que ¡manos a la obra!

Automatizando que es gerundio

Vamos a poner a trabajar a la tecnología por nosotros con el uso de las Etiquetas y los Filtros, dos grandes herramientas que ponen a disposición todos los sistemas de correo tanto Web como cualquiera de los clientes de escritorios que puedas usar.

En este artículo voy a centrarme en aplicar estas funcionalidades con una bandeja de entrada de GMail pero se puede extrapolar a cualquier otra. Si es tu caso, te agradecería participes a través de los comentarios para exponerme tus dudas, para explicarnos como has hecho esto mismo en tu sistema no Gmail, o para explicarnos como usas tu estas herramientas. Seguro que entre todos enriquecemos este artículo.

 

Etiquetas: Algo más que carpetas

Tienes razón, en un primer momento las etiquetas pueden asimilarse a una especie de carpetas, pero no es así exactamente. Mientras que un correo único puede tener diversas etiquetas, solo puede estar en una carpeta, a no ser que lo dupliques o tripliques, pero entonces estará ocupando muchísimo espacio innecesario.

Las etiquetas nos permiten clasificar los correos que recibimos, por ejemplo «Facturas»,»Promociones»,»Amigos», etc. las posibilidades son infinitas, pero atención no crees cientos de etiquetas principales, es mejor combinarlo con alguna subclasificación, por ejemplo «Facturas/Luz»,»Facturas/Gas»,»Facturas/Banco».

Como ya te conté en las 10 reglas de oro para dominar el correo electrónico, con la potencia de búsqueda de los actuales sistemas de correo ha perdido bastante el sentido eso de clasificar, así que esto de ponerle etiquetas no lo tomes como una clasificación al uso, se trata de marcar los correos para luego aplicar la segunda herramienta que te explicaré, los filtros.

Organizando las etiquetas

Resulta muy útil que las etiquetas se escondan y aparezcan según sea necesario. Si hace tiempo que no recibimos un correo en esa categoría, puedes hacer que se oculte, lo que con el paso del tiempo te permitirá afinar mejor esa etiqueta que quizá no era tan necesaria. También resulta tremendamente práctico que una etiqueta vuelva a aparecer si recibes un nuevo mensaje de esa categoría. Por ejemplo, puedes etiquetar con «Amazon» todos sus correos, y ya verás que alegría te llevas cuando veas que la etiqueta vuelve a aparecer, señal que algún «regalito» está de camino 😉

En Gmail para ajustar la visibilidad de las etiquetas, abre el menú de configuración haciendo clic en el ícono de ajustes en la esquina superior derecha de la ventana principal y luego en Configuración. Busca la sección «Etiquetas».

Filtros: Nuestro primer mayordomo virtual

Lo de las etiquetas tiene una pinta genial, ¿verdad? Pero tienes razón, en tu bandeja de entrada tienes cientos de correos sin etiquetar, y no parece un planazo ponerse a revisarlos uno a uno para etiquetarlos lo se. Vamos a por la solución, los filtros.

Los filtros son un proceso que mediante reglas actúa sobre los correos electrónicos aplicando una cierta acción: borrarlos, moverlos, marcarlos como leídos o etiquetándolos.

Empecemos por esto último, vamos a utilizar nuestro primer filtro para etiquetar los correos electrónicos que hace semanas, meses o quizá años se acumulan en tu bandeja de entrada.

 

Configurando un filtro rápido

La forma más rápida para aplicar un filtro es hacerlo directamente en el propio mensaje. Una vez lo tengamos abierto, nuestro sistema de correo nos ofrecerá la opción «Filtrar mensajes como estos». Por ejemplo, si hemos abierto un correo electrónico que viene de Amazon, y le pedimos «Filtrar mensajes como estos», el sistema de correo nos ofrecerá directamente la opción de aplicar alguna acción a ese remitente.

En este punto podemos empezar a ser creativos y usar comodines como *, lo que nos permitirá aplicar ese mismo filtro con un mayor rango, por ejemplo, *@amazon.com aplicaría la acción a cualquier correo electrónico procedente de ese dominio, o si usamos algo como «*@amazon.*» el filtro se aplicaría a todos los correos que vengan de Amazon independientemente de la extensión (.es, .com, .co.uk)

 

Llevando más allá el filtrado

Podemos crear filtros todavía más precisos, utilizando varias condiciones, no solo filtrar por el remitente, añadir otras condiciones como el asunto, alguna palabra en el contenido, etc, y por supuesto combinarlos todos como más nos convenga.

Por ejemplo, podrías crear un filtro que identifique los correos procedentes de *@amazon.* y que en su asunto contenga la palabra «Pedido». O identificar los correos que contengan en su interior la palabra factura, independientemente de donde vengan. ¿Empiezas a ver cual es el poder real del filtrado?

 

Aplicando más acciones a los filtros

Hasta ahora hemos identificado los correos, por múltiples criterios, pero una vez identificados, ¿qué puedes hacer? Pues las acciones también son amplias, desde borrar directamente el correo, moverlo a una carpeta en concreto, generar un reenvío o etiquetarlo.

Mi recomendación es que cuando empieces con esto de los filtros, selecciones inicialmente la opción de «Etiquetar», pues te dará la posibilidad de verificar si el filtrado que estas haciendo es correcto. Una vez verificado que el sistema está filtrando los correos tal y como quieres, puedes dar el siguiente paso y aplicar otro tipo de acciones.

Para rematar

Ya has visto en este artículo que para limpiar tu bandeja de entrada de Gmail y convertirte en un ninja del Inbox Zero, necesitas automatizar y que tu sistema de correo se preste a ser tu primer mayordomo virtual, haciendo trabajo rutinario y que no te aporta valor, para que tu puedas concentrarte en atender con la máxima atención los correos que de verdad si son importantes para ti.

Y ¿cómo puede ayudarte la automatización para poner en orden tu maltrecha bandeja de entrada? Seguro que tras este artículo empiezas a crear ideas en tu mente, pero déjame darte una receta: Imagina que coges el último correo de tu bandeja, y le aplicas un primer filtro rápido para que etiquete todos los mensajes similares a ese, y sigues con el siguiente que no tengas etiquetado y haces lo propio, así hasta tenerlos todos etiquetados. Y una vez ahí, modificas el filtrado para que en lugar de «etiquetar» los correos haga otras cosas, como mover algunos a una carpeta concreta, otros moverlos a la papelera…

Utilizando esta técnica serás capaz de hacerte con el control de tu bandeja de entrada en tiempo record, y además habrás implementado un montón de filtros para todos los correos electrónicos que te lleguen a partir de ese momento, así que ¡doble éxito!

Me gustaría que compartas tus filtros a través de los comentarios y que cuentes cómo y para que los utilizas, así nos ayudaremos entre todos los Productivos Digitales.

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