En los últimos años multitud de estudios sobre productividad han detallado a qué dedicamos nuestra jornada, identificando claramente las tareas clave que la conforman, y todos ellos confirman que el margen de mejora aún es muy importante. Pero, ¿en que invertimos nuestra jornada?¿Cuales son las actividades clave? y sobretodo ¿Cómo puedes mejorar hasta un 60% tu productividad digital?
Haciendo una media de los distintos valores que se han recogido en los diferentes estudios, podríamos decir que el reparto de las tareas durante la jornada es el siguiente:
– 30% Gestión del correo electrónico
– 20% Gestión de la información
– 15% Colaboración y comunicación Interna
– 35% Responsabilidades específicas del puesto
Es decir, solo el 35% de nuestro tiempo lo dedicamos realmente a nuestras tareas, y el 65% lo dedicamos a otras tareas que aportan menos valor.
Sé lo que estás pensado y tienes razón, puede ser que en tu caso que tu tarea principal sea escribir y responder correos electrónicos, pero no suele ser habitual, de hecho no conozco todavía a nadie que se dedique profesionalmente a esa tarea, aunque esa responsabilidad forme parte de su trabajo, que es diferente. Que tengas que escribir y responder correos para enviar propuestas a tus clientes, comunicarte con ellos, coordinarte con tus compañeros, etcétera, no significa que esa sea tu responsabilidad, si no una herramienta para llevar a cabo tu verdadera tarea, que puede ser vender, atender a tus clientes, gestionar proyectos, equipos…
Por tanto, si revisamos ese 30% de atención que dedicamos al correo, estoy convencido que podemos hacer mucho por optimizar su uso, y arañar un buen porcentaje que dedicar a nuestras verdaderas responsabilidades, ¿no crees?
Sobre la gestión del correo electrónico aún me queda mucho por escribir, pero si quieres empezar a optimizar y racionalizar su uso, no olvides leer con atención las 10 reglas de oro para dominar el correo electrónico.
La forma en que gestionamos la información es otro punto importante en el que podemos ganar atención para dedicarla a tareas que aportan valor. ¿Cuanto tiempo pierdes buscando las cosas (tanto físicas como digitales) que necesitas para completar una tarea?¿Tienes un sistema de clasificación de la información?¿Sabes como tomar notas de forma efectiva?¿Cuantas veces se te olvidan cosas importantes? y ¿Cuantas veces las recuerdas justo en el momento en que no puedes hacer nada?
Parece razonable que en este campo también nos queda mucho por hacer, y en próximos artículos iremos desgranando como sacarle el máximo provecho a los gestores de información. Ya sabes que mi favorito es Evernote, pero la herramienta no hace el método, así que iremos profundizando en su uso correcto en próximas entregas.
Las tan temidas reuniones, las malditas interrupciones y los continuos malentendidos también son una fuente inagotable de ineficiencia que nos resta atención y foco para las cosas realmente de valor.
¿A cuantas reuniones asistes en las que no participas?¿A cuantas de ellas vas sin saber de lo que se va a tratar?¿Cuantas veces escuchas eso de “¿Tienes un minuto?” justo cuando estás concentrado al máximo?
Todas estas situaciones tienen solución y mucho se puede aprender para ser más efectivo. Ya sabes como decir NO, y pronto te contaré como se celebran reuniones efectivas, como se gestionan las interrupciones, o como delegar de forma productiva.
Si ahora revisas todos esos momentos en los que no puedes dedicarte a ofrecer valor, todos esos momentos del día que se escapan y no vuelven, y ese gran cúmulo de ineficiencias acumuladas durante la jornada, verás que el margen de mejora en tu productividad es enorme, por lo que mejorar en la gestión del correo, hacer más efectiva la gestión de la información, y afinando los procesos de comunicación y colaboración nos van a convertir sin duda en un mejor Productivo Digital.
Ahora que ya sabes cuales son los aspectos a mejorar, te invito a que visites el “Centro de Recursos” y des tus Primeros Pasos para mejorar hasta un 60% tu productividad digital. Y no olvides contarme cuales son para ti las tareas que mayor ineficiencia te causan, cuales son los procesos más repetitivos y con menor valor que haces cada día, y donde encuentras las mayores dificultades para ser un Productivo Digital. Trataré de ayudarte en los comentarios, y con futuros artículos.
