¿Cuantos correos recibes a diario?¿Cuantos te toca enviar?¿Cuantas cuentas de correo tienes?

Mucho tendría que equivocarme para que no se acerquen como mínimo al centenar, ¿verdad? Lo cual quiere decir que seguro es una de las actividades, escribir y leer correos electrónicos, que más haces durante tu jornada, por lo que es razonable pensar que dominar esta herramienta se convierte en una competencia clave para tu día a día, y tu supervivencia en el mundo digital.

Esta es la razón principal de este artículo, seleccionar las 10 reglas de oro para dominar el correo electrónico y que esta herramienta se vuelva una poderosa herramienta productiva, y no ese pozo sin fondo de distracciones, interrupciones y “marrones”.

 

1.- Elige el momento, y evita tener el correo abierto permanentemente

¿Durante cuanto tiempo mantienes tu programa de correo electrónico abierto? ¿Quizás durante toda la jornada?

Este es uno de los grandes errores, trabajar con el programa de correo abierto permanentemente, pero es difícil romper con este hábito. ¿Y si me envian algo urgente?¿Y si tardo en contestar a un cliente? Si realmente es urgente, no te preocupes, que te localizarán por otras vías, te llamarán por teléfono, o se acercaran a tu escritorio para decirte:”Te he enviado un correo electrónico”, como si se hubiese transformado en una notificación con patas.

Además si les acostumbras, si saben que no estás pendiente constantemente del correo electrónico, tus clientes, tus colaboradores o cualquier que se comunique contigo mediante el e-mail, sabrá que si debe comunicarte algo con urgencia el correo no es la vía. Se trata de una herramienta asíncrona de comunicación, tu envias un mensaje, y el otro te responderá cuando le parezca, por mucho que le digas que es urgente, el receptor actuará según sus prioridades y circunstancias, por tanto, empieza por desterrar ese mito, el correo electrónico sirve para lo que sirve, y tenerlo permanentemente abierto solo causa interrupciones y te distrae, evitando que puedas concentrarte completamente en la tarea que en esos momentos estás desarrollando

Establece momentos del día para consultar y procesar tu correo, evitando que sea ni lo primero ni lo último que haces en el día, y el resto del tiempo mantén el programa de correo cerrado y las notificaciones apagadas. Y no sufras, si alguien te envía un correo con un asunto urgente, si realmente es tan urgente y ve que no contestas inmediatamente te localizará por otros medios.

Si siempre has trabajado con el correo electrónico abierto, será un cambio de hábitos importante, así que comienza paulatinamente, estableciendo momentos donde mantenerlo abierto, y poco a poco, trata de reducir esos espacios de tiempo, hasta llegar a un par de veces por la mañana y un par de veces por la tarde, que será más que suficiente para la mayoría de los casos.

Si en tu caso trabajas en un centro de atención al cliente y no te queda más remedio que tener el correo permanentemente abierto y contestar inmediatamente a las peticiones de tus clientes, intenta reducir las notificaciones, con que te avise por una única vía es más que suficiente, y reducirás tu ansiedad por contestar y atender esa nueva petición.

2.- Ábrelo si es necesario

Aunque parezca una contradicción con la norma anterior, no lo es. Date permiso para abrir el correo si las condiciones lo requieren, pero siempre teniendo presente que es una excepción a la norma.

Imagina que te diga tu jefe que te acaba de enviar un correo electrónico urgente que debes atender, o que haga lo mismo un cliente con el que estás hablando por teléfono y debes consultar lo que te ha enviado. Es evidente que no podrás evitar abrir el correo en ese momento, pero no caigas en la tentación de revisar tu correo en ese momento, céntrate en el mensaje que ha llamado tu atención (el del jefe, el del cliente) y deja el resto en su sitio, ya llegará tu momento de revisión de la bandeja de entrada. Una vez procesado el mensaje en cuestión, vuelve a cerrar el correo y espera a tu siguiente momento de revisión para procesar el resto de mensajes pendientes.

Fuera de este tipo de excepciones, o de que trabajes en ese centro de atención al cliente que decíamos anteriormente, aplica siempre la norma número 1.

3.- Empezar y acabar

Llegado el momento que has establecido para abrir y revisar el correo, disponte a hacerlo con la mayor concentración posible, evita cualquier distracción, debes estar completamente focalizado en la tarea para empezar y acabar, el procesado de tu bandeja o bandejas no puede quedarse a medias, porque de ser así, tu estrés y ansiedad creceran al no estar seguro de lo que te queda pendiente o si te has dejado “algún marrón por descubrir”.

Si has decidido que las consultas al correo son limitadas durante tu jornada, es obligatorio que cuando revises el correo lo hagas poniendo toda tu energía y atención en la tarea. Trata de revisar uno por uno, en orden de llegada, ya sea de más nuevo a más antiguo (lo que a veces te ahorra leer hilos interminables o te permite ir directamente al grano de la conversación) o de más antiguo a más nuevo, si no quieres perderte nada y estar seguro de que todo está bajo control.

Si el volumen de mensajes que recibes a diario es muy grande, quizá deberías establecer más periodos de revisión durante la jornada, tantos como consideres necesarios para mantener tu correo bajo control.

4.- Aprovecha la tecnología

Para ayudarte con el punto anterior, te recomiendo que utilices la tecnología para optimizar la tarea de procesar automáticamente la mayoría del correo pendiente utilizando filtros para organizar el correo, para borrar, marcar correos importantes que debes leer con más atención, etc.

Actualmente tanto los programas de correo de escritorio como los correos web, disponen de múltiples opciones de filtrado, reglas automáticas, y demás artilugios que facilitan el procesado de correos.

En mi opinión, debes ser muy preciso utilizando estas herramientas si no quieres caer en la tentación que la “máquina” cada vez procesa más por ti automáticamente, y de esta forma pierdas el control real de lo que llega a tu bandeja, pues si eso pasa, el estrés volverá. Te aconsejo que utilices estas herramientas con precisión quirúrgica, para estar seguro que lo que se procesa automáticamente se hace tal y como tu lo harias, y que en ningún caso un correo que deberías revisar tú, se revisa automáticamente.

Un truco que ayuda a hacer más llevadero la tarea de procesar tu correo, y sobretodo te permite ser ágil y ganar tiempo es aprender los atajos de teclado, que tanto las herramientas de escritorio como web disponen. Estas teclas rápidas te permitirán sin utilizar el ratón y sin buscar la opción en el menú, contestar, borrar, reenviar, etc. Aunque no te lo parezca, utilizar el teclado sustituyendo la mayor parte del trabajo que hacemos con el ratón, supone una reducción muy importante de tiempo.

5.- Respuestas automáticas

Existen muchos añadidos (plugins) para todos los sistemas de correo que nos permiten establecer respuestas automáticas o prediseñadas, en formato de plantilla.

Desde responder de forma automática a determinados mensajes frecuentes, hasta disponer de plantillas con las entradillas típicas, con respuestas habituales, etc. ¿Cuantas veces al día escribes tu despedida habitual en los correos electrónicos?¿Cuántas veces envias el mismo correo que una explicación, presentación, instrucciones, etc.? Todos estos mensajes son altamente susceptibles de ser automatizados mediante plantillas, y en muchos casos incluso respondidos o enviados automáticamente por el sistema.

Explora las opciones que te ofrecen los distintos sistemas de correo para identificar patrones y responder automáticamente a ellos. Imagina que puedes indicar en tu página web que si quieres información de tus servicios de consultoría tan solo tiene que enviarte un correo con el asunto:”Información Consultoría” y que tu sistema de correo cada vez que recibe ese asunto, responde a tu interlocutor con un correo pre-definido donde explicas tus servicios, condiciones, precios, etc. ¿Cuanto trabajo podría ahorrarte? Reflexiona y piensa en todos esos correos que podrías automatizar y deja que la tecnología trabaje por ti 😉

6.- Haz una primera batida

Si no has incorporado la automatización en el correo, si no usas filtros ni reglas o estás todavía en proceso de implementación, puedes tratar de reducir tu carga de procesamiento de correos haciendo una primera batida, una lectura en diagonal de los remitentes y asuntos para eliminar correos directamente que puedes intuir que no necesitan una inspección más profunda. Los típicos correos de notificaciones de redes sociales, promociones, publicidad, etc. que se acumulan en tu bandeja de entrada y que no quieres ni siquiera abrir, es mejor que los borres directamente reduciendo considerablemente el volumen de mensajes a procesar.

Te aconsejo que esta medida la tomes como medida excepcional y de urgencia, para cuando por los motivos que sean no hayas podido revisar tu correo en los periodos que hayas establecido, y se te hayan acumulado más mensajes de los habituales. Será una forma rápida de aligerar la bandeja, y recuperar cierto grado de control.

Una ventaja adicional en está practica será establecer patrones de comportamiento que luego trasladar a los filtros y reglas, que ya si tienes claro que siempre acabas borrando esos mensajes, podrás automatizar su borrado.

7.- Si puedes hacerlo rápido, hazlo! (PELIGRO!)

He estado meditando largo y tendido si incluir está regla, y al final he decidido compartirla contigo para dejando evidente la gran advertencia sobre su uso: esta regla solo es recomendable para usuarios expertos, que tengan altamente interiorizado la metodologia. En caso contrario, esta regla puede ser contraproducente, así que estás advertido, úsala bajo tu responsabilidad.

Una vez dispongas de una lista de mensajes más limpia, empieza revisando el primer mensaje como hemos comentado antes en la regla 3 y en caso de que detectes que la tarea que se deriva puedes hacerla entre 2 y 5 minutos, hazla directamente, y clasifica el mensaje. La medida de tiempo es solo una aproximación, pueden ser 2 minutos, 5, o 1 minuto, según tus circunstancias, pero siempre teniendo presente que debe ser una tarea rápida y directa, que no te implique tener que realizar tareas previas para completarla. Por ejemplo, imagina que después de procesar 3 correos, en el cuarto te encuentras un mensaje de un colaborador que te pide el dossier de promociones, si para enviárselo basta con contestar el mensaje y adjuntarle el archivo que tienes perfectamente localizado, la mejor opción es directamente enviárselo. Si para poder responderle tienes que rebuscar donde está el dossier, tienes que acabarlo todavía, o hay que hacerle una larga explicación adjuntandole el archivo, no lo hagas en ese momento.

Si bien es cierto que con esta regla notarás una sensación de liberación, te verás avanzado en tus tareas, y te quedarán sólo mensajes que requieren de mayor atención o energía para resolverlos, recuerda que debe ser una medida de excepción y que siempre debes tener muy claro que sólo debes usarla si la tarea que el mensaje te dicta puedes completarla en poco tiempo y de forma directa.

8.- Toma nota y notifica

Una vez inmerso en la tarea de procesado, tratar de estar por lo que estás, como sabrás si has leído mi Ebook “5 ideas imprescindibles para transformar tu vida digital“, aclarar y definir tu trabajo es una responsabilidad obligatoria en la era del conocimiento por lo que requiere de tu máxima atención.

De lo que extraigas de esos correos se deriva gran parte de tu trabajo, por lo que hacerlo de la forma correcta y en su justa medida determinará completamente tu dedicación, esfuerzo y tus resultados.

Cuando revises un correo, extrae todas las tareas e información, registralo en tu sistema de productividad y en tu herramienta de gestión de la información, y envíale una notificación al remitente del estilo “Ok, recibido. Me pongo a trabajar “, para confirmarle que has recibido el encargo y que está en tus listas de asuntos pendientes a resolver.

9.- Clasifica

Clasificando ese correo puedes hacer la tarea encomendada si cumple con los criterios que antes te he explicado en la regla 7 o tomar nota y nofiticar como te explico en la regla anterior, y seguidamente lo mejor que puedes hacer es clasificar ese correo electrónico para que salga de tu bandeja de entrada. Y, ¿ cómo clasifico ese correo? Pues muy buena pregunta, porque no hay una regla mágica, además hay que decir que con los actuales sistemas de correo encontrar un mensaje es muy fácil y el único sentido que toma clasificarlos es perderlos de vista de la bandeja de entrada y poco más, pues la función de localizar un correo en concreto casi seguro nos será más fácil y rápido hacerlo mediante el buscador que no usando un complejo sistema de clasificación.

En definitiva si el correo ya lo has aclarado y anotado las tareas que se derivan(y notificado), sácalo de la bandeja de entrada, ya que está sólo debería contener mensaje que aún no has procesado.

Como antes comentaba, cada vez pierde más sentido clasificar con el objetivo de localizar rápidamente un mensaje, pero para mi sigue teniendo sentido hacerlo para tener un cierto “orden” y sobretodo para evitar acumular cientos y cientos de correos en la bandeja de entrada. Por tanto, te animo a que los clasifiques, pero evitando un sistema complejo de carpetas y subcarpetas, busca la simplicidad, y establece un criterio, el que creas más conveniente, el que más te guste, pero es básico que siempre lo sigas de la misma forma. Puedes clasificar por clientes con subcarpetas para cada uno de ellos, por proyectos, por productos, etc. El criterio debes elegirlo tú según tu forma de trabajar y tus necesidades de organización, pero siempre tendrás que respetarlo para que esta clasificación te resulte práctica y fiable. El resultado debe ser tener asuntos de la misma naturaleza en una única carpeta.

10.- El gran Objetivo: Inbox cero

¿Cuantos correos tienes en la bandeja de entrada normalmente?¿10,50,100?¿Tienes todos los correos que has recibido en la bandeja de entrada? Supongo que eres consciente que no es la mejor forma de tener el correo, de saber si te queda trabajo pendiente por hacer, o si los asuntos que tienes entre manos ya han sido resueltos o siguen pendientes.

No es necesario que sea un fin en sí mismo, no quiero que te estreses porque te has dejado un par de correos en la bandeja de entrada, pero si que te animo a que tengas el mínimo de correos procesados en la bandeja de entrada. No te voy a engañar a menudo tengo un par o tres de correos en la bandeja de entrada, porque en un rato tengo pensado llamar a aquel cliente y en su firma está el teléfono, o porque después de hacer una llamada me pondré a hacer una labor de la que tengo la información en un correo que he dejado en la bandeja de entrada, pero son excepciones, ocasiones puntuales, pues he comprobado que si tengo mi bandeja de entrada limpia y procesada, me siento más tranquilo, tomo conciencia del control que tengo sobre mi productividad, y además, cuando abro la bandeja evito tener que revisar si lo que tenía pendiente ya lo he hecho, si ya he contestado, etc.

Bonus – La sincronización

¿Desde cuantos dispositivos revisas tu correo? Apuesto a que seguramente lo haces como mínimo desde el ordenador, a veces vía Web otras veces desde el programa de correo, otras muchas veces con el móvil, y es probable que también desde la Tablet y/o el smartwatch, ¿Me quivoco?

Si he acertado, tu perfil es multidispositivo y estas 10 reglas de oro para dominar el correo electrónico toman más relevancia si cabe, ya que será completamente imposible saber si un correo que tienes como leído en tu bandeja de entrada, lo has leído desde el móvil y ya has hecho lo que había que hacer, si lo viste en el ordenador justo antes de salir de la oficina, etc. En definitiva, no sabrás si el correo está o no procesado, que tienes que hacer con el mensaje y si se derivan tareas que ya has anotado o realizado.

La única forma de controlar estas situaciones será que, si tu correo está sincronizado entre diferentes dispositivos, tu sistema de procesado también lo deberá estar, y debes seguir el mismo procedimiento sea cual sea el dispositivo que utilizas para gestionar el correo en cada momento. Seguir estas pautas, estés donde estés y uses el dispositivo que uses te proporcionará control sobre tus bandejas de entrada, te sentirás tranquilo porque confiarás en el sistema, y además evitarás duplicar trabajo revisando los mismos correos en diferentes ocasiones desde diferentes dispositivos.

Si sigues las 10 reglas de oro para dominar el correo electrónico no dudes que ganarás esa batalla, pero además, estoy convencido de que te ayudará a establecer hábitos productivos que te serán de gran beneficio para manejar de la misma forma, otras tareas que no te lleguen a la bandeja de entrada del correo electrónico. Al final, forjarás un hábito de definición de tareas, de procesado sistemático y de reflexión sobre tu trabajo que te beneficiarán para gestionar tus otros compromisos productivamente.

Todas estas reglas que te he enseñado para el correo electrónico son aplicables a una Bandeja de entrada Universal, lo que permite gestionar todas nuestras tareas con el mismo grado de efectividad. ¿Te gustaría que te explicara cómo conseguir una bandeja de entrada universal? Quedo a tu disposición en los comentarios, para resolver cualquier duda, atender tus peticiones, y conocerte un poco más, explícame cuantas bandejas de entrada tienes, cuantos correos recibes al día, cual es tu mayor dificultad al gestionar el correo electrónico. Estoy deseando leerte Productiv@ Digital! 😉

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