Trabajar a distancia se ha convertido en algo cada vez más habitual, según un estudio global desarrollado por IWG Group indican que 3 de cada 4 empleados trabajan a distancia mínimo un día por semana, así que parece que la era del trabajo móvil ya es una autentica realidad.

Además de la movilidad, también cada vez está más extendido el trabajo en equipo, por lo que saber combinar ambos factores resulta una tarea clave y crucial para ser un Productivo digital.

Podemos entender la movilidad no solo trabajar fuera de una oficina convencional algunos días, si no también el hecho de trabajar a distancia de forma regular por las propias características de nuestro puesto de trabajo, viajamos, visitamos clientes, etc. Y por otro lado debemos distinguir lo que es trabajar en grupo y trabajar en equipo, para lo que te recomiendo esta charla TEDx que hizo Marta Arjona en esta edición del TEDx Tarragona 2018.

Como ya sabes el trabajo en equipo requiere conocimientos más allá de los propios de tu negocio, que hay que aprender y cultivar para sacar el máximo rendimiento de tu equipo. La disciplina y el orden, es decir, establecer una metodología de trabajo común facilita enormemente que el equipo funcione, así que si le sumamos buenas herramientas de gestión y un procedimiento de comunicación efectiva, reuniremos algunas de las claves más importantes para alcanzar el alto rendimiento de los equipos. Si quieres saber como trabajan a distancia y en equipo los Productivos Digitales apunta las siguientes claves:

Establecer normas y pautas de trabajo en equipo

Si en cualquier equipo es primordial establecer su funcionamiento, trabajando a distancia es obligatorio, ya que nos será más complicado hacer un seguimiento de los procedimientos, de las incidencias, o del día a día de los miembros de nuestro equipo. Por lo tanto, establece una normativa clara de funcionamiento, deja por escrito indicando cómo se procede para hacer peticiones, convocar reuniones, hacer llamadas, qué horarios son los disponibles, establece roles y responsabilidades, indica cómo se gestionan las reclamaciones o quejas, etc. Cuanto más documentado esté el procedimiento mucho mejor, más facilidad para incorporar a nuevos miembros y para gestionar los conflictos.

Definición clara del objetivo o propósito

Define los objetivos o el propósito del equipo siguiendo metodologías SMART, de forma clara y precisa. Una vez definidos asegúrate comunicarlo de igual forma a todo el equipo, que todos lo tenga claro, así todo el mundo sumará en la misma dirección.

Gestión del conocimiento

Actualmente existen muchas herramientas para gestionar información compartida, desde Dropbox pasando por Evernote, Office 365 o Google Apps for work, puede elegir la que más le guste, al final el objetivo es disponer de toda la información organizada y clasificada, para que sea fácilmente accesible por cualquiera de los integrantes del equipo en cualquier momento. Un formato muy recomendable son las Wikis.

Gestión de las comunicaciones

Una de las claves que antes señalaba, la comunicación efectiva. Sin comunicación no puede haber equipos de alto rendimiento así que es fundamental establecer normas y pautas de trabajo y facilitar herramientas para gestionar las comunicaciones del equipo. Puedes utilizar el correo electrónico, mensajería instantánea, o el teléfono, pero sea como sea no olvides las reglas para una comunicación efectiva.

Personalmente te recomiendo que utilices Slack, una herramienta que está revolucionando la comunicación interna de grandes empresas, incluso eliminando el correo electrónico interno.

Gestión del trabajo en grupo

Si tenemos toda la información recogida en una almacén común porque gestionamos el conocimiento y estamos haciendo un uso correcto de las comunicaciones, nos queda el tercer pilar que es la gestión del propio trabajo en grupo. Plataformas que nos permitan consolidar toda la información y las comunicaciones en una única herramienta que nos facilita la gestión de proyectos, tareas, roles, permisos, seguimientos, etc. Algunas de las más famosas son Basecamp, Trello, o Teambox, por citar algunas. Pero como siempre te digo, si no hay metodología las herramientas no te harán el trabajo, pensar te toca a ti.

Reuniones de seguimiento

La distancia hace aún más necesario el seguimiento regular del estado del proyecto, y te recomiendo que organices una reunión periódica con todo tu equipo, si es posible una elección será hacerla presencial para desvirtualizar el equipo, establecer vínculos, y hacerla más distendida. Si por cuestiones geográficas no es posible, existen muchas aplicaciones que te permitirán crear una sala de reuniones para desarrollarla con todo tu equipo. Sea como sea, recuerda las claves para una reunión efectiva.

Reconocimiento individual y colectivo

Si el equipo trabaja a distancia hay que saber reconocer el desempeño individual y la contribución al colectivo, para reforzar tanto la sensación de pertenencia al grupo como la auto-estima de sus integrantes. Trata de hacer entender al equipo las contribuciones individuales que han permitido alcanzar los objetivos colectivos, conseguirás mayor cohesión y coordinación en el equipo.

Selección de los integrantes

Como ya sabes crear un equipo no es una tarea sencilla, empezando por la selección de los participantes. En los equipos a distancia los integrantes deben poseer ciertas habilidades clave para un correcto desarrollo dentro del colectivo, como ser personas que saben auto-motivarse, orientados a resultados, acostumbrados a los KPI, con claras aptitudes para la comunicación efectiva, personas abiertas, honestas y directas.

Conocer como trabajan a distancia y en equipo los Productivos Digitales nos puede aportar grandes beneficios desde el punto de vista del ahorro de costes, la eficiencia, o la selección del personal, pero habrá que tener en cuenta los puntos clave que antes he mencionado para que funcionen correctamente , eligiendo los integrantes del equipo más adecuados, estableciendo normas claras, objetivos SMART y fomentando una comunicación efectiva.

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